Każde biuro wytwarza ogromną ilość dokumentów. Jest to w zupełności normalne, albowiem biuro zwykle do tego służy. Część z nich potrzebna jest non stop do normalnej działalności, ale w naturalny sposób część z nich zaczyna po prostu zawadzać. Żeby nasze biuro nie stało się śmietnikiem, trzeba wszystkie zbędne w danej chwili papiery przenieść jak najszybciej do archiwum. Cały proces musi być oczywiście odpowiednio zorganizowany.
Pudło na zawartość segregatorów
Dokumentów raczej nie warto odnosić do archiwum w dużym segregatorze, bo to zabiera miejsce, a segregator można jeszcze przecież wykorzystać do bieżących celów. Opcja optymalna to wyjęcie dokumentów z segregatora, wpięcie ich w cienki ramki i wrzucenie do pudła archiwizacyjnego. Dokumenty do pudła archiwizacyjnego mogą trafiać luzem, ale ciężko jest wtedy je potem odnaleźć i utrzymać w nich porządek. Specjalnych pudeł jest wiele rodzajów. Najczęściej mają one od 75 do 80 mm szerokości, bo dokładnie tyle potrzeba na dokumenty z segregatorów. Bardzo popularne są też modele szerokości 100mm, takie jak Esselte Box 100. Jeśli zależy nam na ułatwieniu w wyciąganiu zarchiwizowanych materiałów, ustawianiu ich w dowolnej płaszczyźnie lub zapewnianiu im odpowiednich etykiet, lepiej wybrać pudła szersze, liczące sobie od 120 do 200mm szerokości.
Archiwizacja całych segregatorów
Archiwizacja całych segregatorów jest szybsza i łatwiejsza, ale zajmuje więcej miejsca i „zjada” segregatory. W jej przypadku stosuje się kartony, do których po prostu wchodzi segregator i tyle. Jeszcze tylko etykieta i gotowe. Takie rozwiązanie warto stosować w stosunku do najważniejszych dokumentów.
Pudła zbiorcze
Pudła archiwizacyjne to największe przenośne narzędzia do archiwizacji. W każdym z nich mieści się po kilka dużych segregatorów lub mniejszych pojemników na dokumenty. Zawsze posiadają jakiegoś rodzaju uchwyty ułatwiające ich przenoszenie. Zazwyczaj mają wieko u góry, ale bardzo użyteczne są te z wiekiem z boku, dzięki czemu można dotrzeć do dokumentów spakowanych w wieżach z pudeł archiwizacyjnych.
Wybór opcji na rynku jest bardzo duży i można zdecydować się albo na bardzo duże pudełka zbiorcze, albo można postawić na większą mobilność. Wszystko zależy od potrzeb zgłaszanych przez daną firmę. Pudełka z podwójnym dnem mogą udźwignąć nawet do 30 kilogramów dokumentów, dzięki czemu można spokojnie przenosić w nich wszystkie zarchiwizowane rzeczy.