Segregowanie dokumentów nie jest czynnością ani ciekawą, ani ekscytującą, ale z pewnością jest niezbędna dla zachowania możliwości wykonywania efektywnej pracy w każdym biurze. Istnieje wiele sposobów radzenia lub nie radzenia sobie z problemem porządku w dokumentacjach firmowych, a użycie segregatorów jest jednym z najskuteczniejszych z nich.
Dzięki segregatorom możliwe jest szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, można łatwo segregować dokumenty bez wprowadzania skomplikowanych systemów, układ dokumentów jest logiczny, inne osoby nie będą miały problemu się w nich odnaleźć i ogólnie całość będzie intuicyjna oraz pomocna w codziennej pracy.
Segregatory nie są oczywiście jedynym elementem potrzebnym do odpowiedniego zarządzania dokumentami. Przydają się też teczki i foldery, archiwizację wesprą pudełka, etykiety i mazaki to standard, klipsy mogą się przydać, ale to oczywiście segregatory są zawsze alfą i omegą każdego dobrego systemu przechowywania dokumentów.
Krok 1:
Strategia
Na początku potrzebna jest strategia radzenia sobie z dokumentami. Dla tego celu trzeba najpierw przeprowadzić audyt dokumentów. Niektóre wyrzucimy od razu, a inne po trafieniu do segregatora będą musiały wylądować w pudle i czekać kilka lat, bo tyle czasu są potrzebne. Na podstawie takiego przeglądu można oszacować, jakie mniej więcej kategorie i sposoby układania dokumentów będą nam potrzebne i ile dokładnie segregatorów trzeba będzie kupić. Niektóre kategorie będą miały kilka segregatorów, inne będą dzieliły jeden segregator. W rozpoznaniu się pomogą nam kolory i przygotowane etykiety.
Krok 2:
Sortowanie
Mamy już ustalone kategorie i przygotowane segregatory, więc trzeba dokumenty posortować. Układamy je w stosy i przenosimy do opisanych segregatorów. W miarę potrzeb opisujemy kolejne segregatory. Jeśli coś nie pasuje do żadnej kategorii, odkładamy na bok w celu późniejszego przemyślenia sprawy.
Krok 3:
Porządkowanie
Uporządkowane w segregatorach dokumenty umieszczamy w miejscu dla nich odpowiednich. Dokumenty potrzebne na teraz będą stały gdzieś pod ręką, w kolejności chronologicznej. Dokumenty potrzebne tylko w archiwum wylądują w pudełku, a pudełko trafi gdzieś do szafy. Wszystko mamy już przygotowane, więc pójdzie sprawnie. Pamiętajmy, by wszystko było mocno wydzielone. Czasami kolory będą się powtarzać, ale jeśli zielonego segregatora użyjemy do dokumentów bieżących, drugie jego użycie powinno dotyczyć dokumentów archiwizowanych, by kolor zielony nie pojawił się obok siebie i nie mylił.
